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OmniFocus的GTD

OmniFocusには特長的なプランニングモードとコンテキストモードがあります。
ここでは、例としてプランニングモードでプロジェクト単位にタスクを整理し、コンテキストモードで状況にあわせて消化していくやり方を紹介します。
コンテキストというと分りにくいですが、場面や場所、環境などの状況と考えると理解しやすいでしょう。
例えば、職場にいるとき、家での仕事のことは考える必要はないのです。
状況に応じたタスクのみを見据えることで、頭の中がよりすっきりとするはずです。

Step.1 集める

最初にまず、思いつく限りのタスクを次々とOmniFocusに放り込んでいきます。

ここでのタスクは細分化されていないといけません。
実際に自分がとるべき行動単位で入力することが大切です。

Step.2 整理 -プロジェクト-

タスクを全て吐き出したら、プロジェクトごとに整理して行きます。
整理しながらタスクを見直し、
もう一度きちんと細分化されているか確認しましょう。

例えば、「映画館に友達と映画を見に行く」というタスクがあったとしたら、「映画を上映している映画館を調べる」「友達に予定を確認する」「上映時間を確かめる」「チケットをとる」「行き方を調べる」というタスクに細分化できると思います。
この場合、「映画館に友達と映画を見に行く」というのが「プロジェクト」になります。

Step.3 整理 -コンテキスト-

整理 -コンテキスト-画像

プロジェクトに分類したら
タスクに対してコンテキストを割り振ります。

先ほどの例をとると、「映画を上映している映画館を調べる」は「オンライン」、「友達に予定を確認する」は「E-mail」、などと状況に合うよう当てはめていきます。

Step.4 成し遂げる

全てコンテキストに割り振れば、あとは行動をするのみです。
コンテキストモードで今ある状況を選択すると、次にとるべき行動が示されるはずです。
また、プロジェクトモードに切り替えれば、いつでもプロジェクトの進捗状況を確かめることができます。

GTDの真価

人間の頭をコンピュータに例えた場合、通常ならHDとメモリを兼任させているところをHDの役割は全てOmniFocusに任せ、頭はメモリとしてフルに使用する。
必要な時に、必要な事だけを考えて、常にすっきりとした頭で行動できる。
これこそがGTDの素晴らしい利点です。

GTDの流れ説明画像

OmniFocus と OmniFocus for iPhone の同期

OmniFocus v1.5 以降には同期機能が搭載されました。
同期の方法は、MobileMe、Bonjour、WebDAVとありますが、
ここでは、MobileMe を経由して同期する方法をご紹介します。
(ディスクを使用した同期は、Mac版OmniFocusを複数同期する場合使用します)

Step.1 MobileMe の設定

まず、システム環境設定の MobileMe からご利用のMobileMeアカウントを設定してください。OmniFocusはこの設定をそのまま使用しますので、最初にこの設定が必要です。
システム環境設定は、メニューバーのアップルマークや、アプリケーションフォルダから起動することができます。

   

Step.2 OmniFocus で設定

次に OmniFocus で設定します。
OmniFocus を起動し、メニューバー>環境設定 から "同期" を選択します。
同期方法が表示されますので、MobileMe を選択します。
「場所」に自動的に MobileMe で使用できる iDisk の Documents フォルダが入力されますが、それ以外の任意の場所に設定することも可能です。

場所に問題なければ、「今すぐ同期」ボタンを押してください。
これで、データベースが iDisk にアップロードされました。

Step.3 OmniFocus for iPhone で設定

整理 -コンテキスト-画像

OmniFocus for iPhone を起動し、設定>同期設定 と進みます。
同期方法を「 MobileMe 」と選択し、下の欄に MobileMe でお使いの
ユーザ名を入力してください。
パスは、パスワードではなく、先ほど設定したOmniFocusのデータベースをアップロードした場所になります。
デフォルトなら「Documents」のままで問題ありません。

設定が完了したら、下部のメニューボタンの真ん中の同期ボタンを押すと同期が開始されます。
(ネットワークの接続が必要です。また、ネットワークの接続状況やデータベースの大きさによっては時間がかかります。)

以上で同期が完了しました。

なぜタスクをプロジェクト内で並び替えないのですか?

複数のプロジェクトでも同様に、ユーザーが設定した順序を優先しています。Getting Things Done における基本的な優先順位のつけ方は、重要なタスクをプロジェクトに関係なく常にトップに置くことですので、その手法に合わせています(Context ビューに切り替えると、タスクを並び替えることができます)。この件については、最終的にどのようにすべきか検討しています。現在の動きは、Quick Entry を使用している人の混乱を避けること、他の作業に戻りたい人が入力ミスを行うのを避けるための2つのケースを考慮しています。

アクションが消えてなくなったようなのですが、どうすればいいですか?

ツールバーの検索フィールドに文字が入力されていないでしょうか?もし文字があれば、検索に合致した単語または語句のみが表示されている可能性があります。上記の内容が関係ない場合、「Perspective」> 「All Items」 を選択後にツールバーの検索フィールドを使って項目の検索を行うと、どうなりますか? ビューのフィルタリングを行うと、アクションが削除されてしまったと勘違いされる場合があります。

なぜ URL とリンクを自動で認識しないのですか?

OmniFocus が使用する URL を認識するコードは、URL の開始位置と終了位置をとても慎重に判断します。参考までに TextEdit に URL をペーストすると OmniFocus と類似した結果になります。コードが慎重な判断を行わないと、例えば www.google.com, のような文字列のペーストを行うと、URL の中にカンマが含まれてしまいます。
URL を設定するには、「Format」>「Text」>「Link...」 を使用すると確実です。また、<http://www.omnigroup.com/> のように、URL を <> で囲むことも可能です。

どのようにすれば Action ビューまたは Sidebar 内のテキストの色、フォント、
サイズやその他のスタイルを変更できますか?

スタイルを変更したい行を選択します (例として、Next Action の見栄えを変更するには、Next Action の行の中から1つの行を選択します)。 Esc キーを1回押下し、行が選択されカーソルが非アクティブの状態にして、「Format」>「Font」>「Show Fonts」 を選択します。 (または「Format」>「Font」>「Show Colors」)行が選択されている状態で、お好みのフォントを選択して見栄えを変更します。 この操作を行うと、すべての行の見栄えが変更されます。これは表示されているすべての行が共通のスタイルを使用しているためです。スタイルを変更すると別の見栄えになります。

OmniOutliner と OmniFocus との違いはなんですか?

OmniOutliner はより一般的な使用に適しており、情報をツリーのような構造でアレンジし、列の追加や定義が行えます。
OmniOutliner を筆記用具として使用する人もいます。本や CD などの管理に使用する人もいます。また、ある人はプレゼンテーションの準備のために使用したりしています。OmniFocus は、やらなければいけない項目 (To Do) がある、特定のタスクに適しています (例として、複数のウインドウを開いてタスクリストを異なるビューで保存したり、完了したタスクを非表示にしたりできます)。OmniOutliner は複数のタスクに適してします。

OmniPlan と OmniFocus との違いは何ですか?

OmniFocus は、1個人がタスク・プロジェクトを達成するための生産性を高めることを支援するアプリケーションです。
これに対して、OmniPlan は1チームが取り組むプロジェクトのプランの立案を支援するように設計されています。チームメンバーに常に取り組む何かがあるようにそして誰も過負荷状態にならないように支援します (例としては、建設現場での現場監督の仕事などが該当します)。
2つの製品は機能面において重なる部分がありますが、個々に全く異なる視点で問題に取り組みます。この2つの製品を結びつける機能を追加する計画があります。案としては、OmniPlan がチームが使用していたアクションを OmniFocus に送信するといったものです。しかしながら、現時点では2つの製品を直接結びつける機能はありません。

Outliner ドキュメントを取り込むことができますか?

はい、OmniFocus は OmniOutliner ドキュメントを取り込むことができます。しかしながら、OmniFocus は OmniOutliner が表示できるすべての項目を表示できるわけではありません (例えば、チェックボックス・ポップアップまたは計算付きの列は表示できません。また、書式付きテキストはメモの中でのみ表示できます)。OmniFocus はできる限りの情報を書式付きのメモとして保持します。
OmniFocus のデータを OmniOutliner に書き出したい場合には、ユーザーの方が作成されたサードパーティ製 Applescript が利用可能です。: http://forums.omnigroup.com/showthread.php?t=6357

iPhone 版の OmniFocus を作る予定はありますか?

iPhone バージョンを作成するようスケジュールを調整していますが、SDK で何ができるのかが分かるまでは、現時点では何もお約束できません。

複数の "Next Action" を持つことはできますか?

"Next Action" については、Getting Things Done での定義に近づけたいと考えています。これは、プロジェクト毎に1つの Next Action を持つことを意味します。しかしながら、Available Actions を Next Actions と同じ書式になるように OmniFocus をセットアップすることはできます。
OmniFocus データベースを開き、Next Actions から一つの行を選択します。「Format」>「Copy Style」 を選択します。他のプロジェクトから Available Task の1つを選択して、「Format」>「Paste Style」 を選択します。これで Next Action のスタイルを Available Task に適用できます。
ビューフィルタの設定は "Available" に設定します。スタイルが設定された Action は他より区別しやすくなっています。

データを複数のコンピュータで同期できますか?

現在、同期機能の実装を行っており、1.0 リリースで基本的な単一コンピュータでの機能の実装を終えました。
当分の間は、OmniFocus データベースを iDisk に置くことで、他のコンピュータからもアクセスできるようになります。しかしながら、この手法は高いリスクを伴うことを予めご了承ください。私たちはユーザーの皆様からのフィードバックは欲しいですが、同時に軽い気持ちでセットアップを行い、予期せぬ事態が起きたときに憤慨させたくもありません。よって、慎重に進めてください。「OmniFocus」>「Preferences」>「General」パネルにてデータバックアップの設定を、1日に2度行う "Twice a day" と、終了時にも行う "Also back up when quitting" をオンにすることを推奨します。
1台のコンピュータから、OmniFocus の 「Preferences」>「General」 パネルを開いて、「Move to a New Location...」ボタンをクリックして、iDisk 内のデータベースをポイントします。別のコンピュータから、同じく Preference を開いて、「Select a Different Database...」ボタンをクリックし、iDisk 内のデータベースをポイントします。
以上で設定は完了です。

何か問題が発生した時に Omni に診てもらうにはどうすれば良いですか?

下記のフォルダに保存されている "com.omnigroup.OmniFocus.plist" というファイルを送信してください。
<ホームフォルダ>/Library/Preferences/
また、以下の場所にある OmniFocus のデータベースも送信してもらえると解決しやすくなります。
<ホームフォルダ>/Library/Application Support/OmniFocus

iCal と同期しましたが Action はどこにありますか?

Action は iCal では To Do になります。To Do は iCal の「表示」>「To Do リストを表示」メニューで表示できます。

現在選択されている Action を他のビューで見るにはどうすべばいいですか?

ツールバーにボタンを追加します。ボタンを追加するには:
OmniFocus を開きます。
Control キーを押しながら、ツールバーをクリックします。
コンテキストメニューから、"Customize Toolbar" を選択します。
シートが表示されます。このシート上のボタンはドラッグしてツールバーに追加・削除できます。"Switch" というボタンをツールバーにドラッグして、"Done" ボタンをクリックします。
Action を選択して、"Switch" ボタンをクリックします。選択された Action を Planning ビューと Context ビューで切り替えて見ることができます。

Pending Projects とは何ですか?

開始日に達していない Project は "Active" Project List から "Pending" List に移動されます。(これにより、開始日に達していない項目を見なくてもすみます)。何かが失われたわけではなく、項目がただ移動しただけですので安心してください。iCal と同期する前に、"Sync" Preferences で同期するカレンダーと項目を設定してください。

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    リリースノート

    リリースノート(2009/5/13)

    OmniFocus 1.6.1

    ●OS との互換性

    • Mac OS X 10.4 において、ネットワーク構成を変更後に Bonjour で同期を実行するとエラー 502 "不正なゲートウェイ" が返される場合があった問題を解決しました。
    • Mac OS X 10.4 において、MailTags からのクリッピングで発生していた互換性の問題を解決しました。
    • AppleScript のクリッピングハンドラに対応しました。


    ●同期

    • クライアント側がより少ないトランザクションで同期を完了できるようになり、そのためデータベースもより頻繁に圧縮できるようになりました。
    • 来る同期処理の機能向上に向け、同期の論理を更新しました。
    • 同期の際に OmniFocus 1.7 のパースペクティブを無視するよう同期の論理を更新しました。(OmniFocus 1.6 側では処理できないためエラーを表示するのではなく、無視させるようにしました。)


    ●添付

    • データベースの同期を行っていないユーザに添付が一時的に表示されなくなる問題を解決しました。(添付項目がデータベースの圧縮後に表示されなくなり、データベースのキャッシュが再構築されると再び表示されました。)
    • 古いデータをアーカイブに移動する際に添付項目が見つからない場合、OmniFocus は“XML アーカイブが作成できません”というエラーメッセージを表示して処理を中止していましたが、システムコンソールに警告のログを残し、見つからない添付はスキップするようになりました。


    ●その他

      “フラグ付き”フィルタと同じように、“期限およびフラグ付き”フィルタでも引き継いだフラグをみるようになりました。
    • 日本語、ドイツ語、スペイン語、フランス語、イタリア語、オランダ語、中国語を更新しました。
    • ポップアップのカレンダーで日付を選択するときに、キーボードを使用して日付を確定(Enter)したりキャンセル(Escape)する操作の不具合を解決しました。 ヘルプを更新し、検索の精度を向上させました。
    • 隠し機能として GrowlNotificationLimit 環境設定を追加し、OmniFocus が同時に表示する通知の数を制御できるようになりました。(デフォルトの上限は 5 つです。)

Omni Focus Basic Video

約10分間の解説ビデオです。(日本語字幕)

New!!iPhoneアプリケーションを使うとバージョン1.5よりMacとiPhoneでタスクがの同期ができるようになります。

フレキシブルなタスク管理

OmniFocus は Getting Things Done®の信頼できるシステムとして機能しますが、同時に他のタスク管理スタイルにも合わせて使うことができます。タスク管理スタイルに合わせて、タスクの開始日、期日、見積時間や反復タスクといった機能を追加したり非表示にできます。Perspectives機能では、カスタマイズしたウインドウ設定をワンクリックで元の設定に戻すことができます。

どこからでもタスクを登録

アプリケーション間を切り替える必要はもうありません。どんなアプリケーションからも思いついた瞬間にタスクを作成できます。タスクの内容を記述してメールで送信していませんか?Quick Entry では、わずかなキー操作でタスクを OmniFocus に送信できます。Web ブラウザ、Finder、その他の Mac OS X アプリケーションからも送信できます。

データの安全性: 信頼できるシステム

タスク管理システムのデータは常に安全でかつ、いつでもアクセス可能でなければいけません。
OmniFocus は高速かつ信頼できる最善の組み合わせのデータ統合技術によって設計されています。

SmartMatch で時間の節約

プロジェクト名やコンテキスト名などを思い出す必要はありません。また、小さなカレンダー上で来週までに完了させるタスクを探し回る必要もありません。SmartMatchではわずかな入力で、プロジェクト、タスク、コンテキストおよび日付を素早く直感的にマッチさせるため、時間を大幅に節約できます。

iCal とのシンク

screenshot06

タスクを iCal とシンクし、
To Do 項目の追加、変更、完了を
行えます

Mail でタスク追加

screenshot07

自分自身にメール送信することにより
自動的にオムニフォーカスのタスクに
追加することができます。

Spotlight からアクセス

screenshot08

Spotlight を使えば
プロジェクトや関連するファイルや
メールをすばやく入手できます。

 

システム要項

OS
Mac OS X 10.4.8 以降、Mac OS X 10.5 対応
CPU
Power PC G3 以上、及び Intel プロセッサ 搭載 Mac
メモリ
256 MB 以上
対応言語
日本語、英語、スペイン語、イタリア語、フランス語など
1 項目
タイトル タイプ 公開日
MobileMe同期時に「トランザクションが存在しません」というエラーが出ます 技術情報 09/07/04
1 項目
 

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オムニフォーカス

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